أتمتة المكاتب الفصل الأول

  

•   المفهوم (الأتمتة):-

هو مفهوم يطلق على التشغيل الآلي لجهاز ما، كبديل أو مساعد للعنصر البشري في المراقبة والجهد واتخاذ القراررت المبرمجة. 

• محاسب ومساوئ الأتمتة :- 
• في البداية المحاسن : 
•   زيادة الإنتاج . 
•  زيادة الدقة . 
•  تحسين المتانة. 
• المساوئ : 
•  التهديدات الأمنية، صحيح ان الأتمتة هي نظام فعال لكنها محدودة الذكاء .
•  تكاليف التطوير مفرطة وكبيرة للغاية .

• المكاتب :-

      (مكتب محام , مكتب دعاية واعلام , سكرتير المدرسة , مدير المدرسة ,  المهندس , وغيرها من المكاتب )

أتمتة المكاتب ( المفهوم ) 

    هي جميع الأدوات والأساليب التقنية المحوسبة التي يتم تطبيقها على االأنشطة المكتبية التي تجعل من الممكن معالجة جميع البيانات  المكتوبة والمرئية ومعالجتها وتخزينها وأرشفتها بطريقة سهلة وسريعة وموفرة للجهد والوقت.

• أمثلة على تطبيقات مؤتمتة :
• الصراف الآلي.
• برامج المراسلات . 
• ماكنات التصوير .
• الرد المؤتمت على جميع اشعارات تطبيقات الهاتف .
• وغيرها كثير 
• عناصر أتمتة المكاتب :(تقسم أتمتة المكاتب إلى نصرين رئيسيين )
• البرمجيات (برامج معالجة النصوص , برامج خاصةبالتصميم والجداول الألكترونية وغيرها من البرمجيات)
• الأدوات والأجهزة ووسائل الاتصال( جهاز حاسوب , طابعة, هاتف , ماسح ضوئي ,وغيرها)

ملاحظة/ تتوقف حاجة المكاتب لأحد العتصرين أو لكلا العنصرين على طبيعة عمل المكتب فعلى سبيل المثال إحتياجات مكتب المحامي تختلف عن إحتياجات مكتب دعاية وإعلام  من حيث البرمجيات المستخدمة في أتمتة المكتب وكذلك من حيث صفات وخصائص الأجهزة والمعدات والتي تعمل على إنجاز العمل في اسرع وقت ممكن وأقل جهد ووقت.

نشاط (1) صفحة 26

عناصر اتمتة المكاتب

ورقة عمل 

س1: اختر الاجابة الصحيحة :

• من الأمثلة على التطبيقات المؤتمتة  (   الصراف الآلي ,  برامج المراسلات ,  ماكنات التصوير, جميع ما سبق) .
•  من عناصر أتمتة المكاتب ( البرمجيات  , الادوات والاجهزة , جميع ما سبق ).
• جميع ما يليمن  البرمجيات المستخدمة في أتمتة المكاتب ما عدا( الحاسوب, برنامج معالج النصوص  ,برامج الجداول الالكترونية)
• جميع  ما يلي من محاسن الأتمتة  ما عدا  (   زيادة الإنتاج  ,  زيادة الدقة  , تحسين المتانة , تكاليف التطوير مكلفة )

س2: أجب  عن الأسئلة التالية :

• ما مميزات ومساوئ أتمتة المكاتب؟
• اذكر بعض التطبيقات على أتمتة المكاتب؟
• عرف كلا من :الأتمتة , وأتمتة المكاتب.

مراحل بناء نظام الأتمتة 

• النظام : 

     عبارة عن مجموعة من العناصر المترابطة والمتكاملة مع بعضها البعض لتحقيق هدف معين

أسئلة الدرس صفحة 28 

• س1:ما المقصود بأتمتة المكاتب؟ 

هي جميع الأدوات والأساليب التقنية المحوسبة التي يتم تطبيقها على االأنشطة المكتبية التي تجعل من الممكن معالجة جميع البيانات  المكتوبة والمرئية ومعالجتها وتخزينها وأرشفتها بطريقة سهلة وسريعة وموفرة للجهد والوقت.

• س2 :عدد عناصر أتمتة المكاتب، مع توضيح الفرق بينها؟ 

تقسم أتمتة المكاتب إلى عنصرين رئيسين: 
1 .البرمجيات Software :وهي البرامج التي يتم استخدامها من قبل المستخدم (العامل) إلإنجاز المهام بأسرع وقت وبدقة، حيث تختلف البرامج المستخدمة تبعا لطبيعة عمل تلك المكاتب والخدمات التي يقدمها. 
2 .الأدوات والأجهزة ووسائل الإتصال Hardware :وهي الأجهزة الملموسة التي تستخدم من قبل المستخدم (العامل) لإنجاز المهام، حيث تختلف الأدوات والأجهزة تبعا لطبيعة عمل تلك المكاتب والخدمات التي يقدمها.

• س2 /يمر بناء أي نظام أتمتة بمراحل عدة، منها :

(أ) مرحلة رفع الكفايات البشرية. 

(ب) مرحلة التحسين والتعديل. 

1 )ما المقصود بكل من المراحل السابقة؟

 أ. مرحلة رفع الكفايات البشرية: أي تدريب العنصر البشري للتعامل مع نظام الأتمتة الجديد. 

ب. مرحلة التحسين والتعديل: أي معالجة وتعديل المشاكل التي ظهرت على النظام بعد استخدامه من قبل العاملين لفترة ما. 

2 )أي المراحل السابقة تسبق الأخرى؟ مرحلة رفع الكفايات البشرية تسبق مرحلة التحسين والتعديل. 

3 )ما عدد مراحل بناء نظام الأتمتة؟ ثمانية مراحل.

س3 /اذكر البرمجيات والأدوات والأجهزة المناسبة لمكتب المرشد التربوي في مدرستك، من خلال إكمال الجدول الآتي:

في هـذا الـدرس سـيتم دراسـة الاحتياجـات البرمجيـة الواجـب توفرهـا فـي المكاتـب بشـكل عـام مـن أجـل أتمتـة تلـك المكاتـب:-

• مميزات  الحاسـوب:
•  قدرته على حفظ واسـترجاع البيانات.
• كذلــك إجــراء العمليــات الحســابية المعقـدة.
• س 1 :وضح كيف يمكن الإستفادة من مميزات الحاسوب ؟ عبر توظيفها في المكاتب المختلفة وتيسير الأعمال الإدارية المختلفة ,تخفيف الأعباء على الموظف في مكتبه.
• س2: وضح ما المقصود بكلا من نظم المعلومات الإدارية و نظم دعم القرار وكيف يتم أتمتة الموسسات الكبيرة؟
• نظم المعلومات الادارية (هي برمجيات متقدمة صممت لللإدارة للتعامل مع البيانات والملفات الإدار ية كشؤون الطلبة) .
• نظم دعم القرارات (هي برامج مساعدة لإدارة حيث تساعد الإدارة العليا في سرعة اتخاذ القرارات المناسبة),
• يتم أتمتة الموسسات الكبيرة بـ ( استخدام حواسيب  ذات أداء عالي + بناء نظام  شبكي + برمجيات متقدمة).
• برمجيات أتمتة المكاتب :  تقسم تلك البرمجيات حسب طبيعة الاستفادة منها، وتوظيفها إلى أربعة أقسام:
• أولا: أنظمة التشغيل 
• ثانيا: معالجة البيانات 
• ثالثا : البريد الإكتروني
• رابعا: تخزين البيانات وأرشفتها. 
• أهم المشاكل التي تواجه المكاتب :
• الكم الهائل من البيانات (معالجة نصوص, عمليات  حسابية , فيديوهات ,  صور)
• المراسلات البريدية التواصل مع المؤسسات الأخرى  .
• الأرشيف وطرق التخزين.
• الأمن المعلوماتي 

اولاً:أنظمة التشغيل   

• مفهوم أنظمة التشغيل : 
• و يعرف نظام التشغيل بأنه حلقة وصل بين المستخدم وبرامج الحاسوب.
• يجب أن يتوافق نظام التشغيل مع متطلبات العمل والبرمجيات المستخدمة.
• أمثلة :-
• في مجال التصميم نستخدم نظام تشغيل Mac OS  ومن برامج التصميم Indesgine
• في مكتب يقوم بأعمال مكتبية تقليدية يكون نظام تشغيل Windows مناسب له.

ثانيا : معالجة البيانات

• مفهوم البيانات : 

 هي مجموعة من الحروف أوالكلمات أو الأرقام أو الرموز أو الصور (الخام) المتعلقة بموضوع معين . مثال على ذلك: بيانات الموظفين (الأسماء - الأرقام الوظيفية - المهن - الصور) بدون ترتيب، وينتج عن هذه البيانات بعد المعالجة ما يطلق عليه مصطلح معلومات 

• أنواع البيانات : 
• بيانات نصية (حروف وأرقام).
• بيانات صور.
• بيانات صوتية .
• بيانات فيديو.
• طرق معالجة البيانات:
• يتم معالجة البيانات النصية باستخدام برامج معالجة النصوص المثال عليه (برنامج الوورد  wrod).
• يتم معالجة البيانات الحسابية باستخدام برامج الجداول الالكترونية مثل الإكسل والذي يقوم بالأعمال التالية:-              (فــرز المعلومــات، واجــراء عمليــات حســابية، وتنظيــم البيانــات وتحليلهــا ومعالجتهــا وتخزينهـا، حيـث يتـم تنظيمهـا علـى شـكل جـداول ).
• يتم معالجة الكم الهائل للبيانات باستخدام برامج قواعد البيانات  المثال عليها برنامج الأكسس وغيرها كثير.
• يتم معالجة الصور الرقمية باستخدام برامج  معالجة الصور والفيديوهات وسوف نتعرف على المثال الجيمب. 

ورقة عمل 

 اختر الاجابة الصحيحة :

• من برامج معالجة الصور (Photoshop , جيمب , جميع ما سبق).
• من برامج معالجة النصوص (word,  اكسل , أكسس).
• من برامج قواعد البيانات (word,  اكسل , أكسس).
• نظام تشغيل تستعمله مكاتب التصميم (ويندوز , اندرويد , ماك او اس)
• نظام تشغيل يستخدم مع الاعمل المكتبية التقليدية (ويندوز , اندرويد , ماك او اس) 
• نظم صممت لمساعدة الادارات العليا على اتخاذ القرارات (نظم المعلومات الحاسوبية ,نظم المعلومات الادارية, نظم دعم القرارات ).

ثالثا: البريد الالكتروني 

يعالج البريد الالكتروني مشاكل الرسائل البريدية بين المكاتب .

البريد الالكتروني عبارة عن عملية تبادل الرسائل عبر الأنترنت باستخدام حسابات بريدية على خوادم توفير الخدمة.

سؤال( نعم )يعد البريد الأ لكتروني واحدا من أولى استخدامات الإنترنت، والأكثر شيوعا وانتشارا.

      (نعم)يحصل البريد الالكتروني على نسبة كبيرة من إجمالي  حركة مرور البيانات عبر الانترنت.

مميزات البريد الالكتروني : - 

• يسمح بالتواصل مع الآخرين في أي وقت وبأي مكان.
• تبادل الرسائل والملفات النصية وغير النصية مثل الصور والفيديوهات والصوت كمرفقات. 
• رخيص الثمن وسرعة نقل الرسائل.

البروتوكولات :

في الاتصالات السلكية واللاسلكية، بروتوكول الاتصالات هو نظام من القواعد لتبادل البيانات داخل أو بين أجهزة الحاسوب.

في المعلوماتية، يشكل (البروتوكول)الميثاق أو معيار أو الاتفاق الذي ينظم ويمكن من إجراء عملية ربط (connection)، الاتصال communication، ونقل البيانات بين جهازين. بالشكل الأبسط .

 أنواع برتوكولات البريد الإلكتروني :

• بروتوكول إرسال البريد البسيط SMTP) Protocol Transfer Message Simple.) 
• بروتوكولات استقبال رسائل البريد الإلكتروني POP3 ،IMAP.

أنواع البريد الإلكتروني :

• بريد(WEB MAIL)
• متاح استخدامه من قبل الجميع عبر شبكة الانترنت من خلال أي متصفح وفي أي مكان وأي وقت 
• عبر برامج التصفح المعروف (Internet explorer,Firefox, Chrome  .. وغيرها).
• بريد (POP3)
•  يستخدنم برتوكول (POP3) وسمي باسمه .
• يحتاج إلى برنامج وسيط مثل برنامج OUTLOOK.
• يحتاج إلى مساحة  كافية على قرص الصلب لحاسوب المستخدم .
•  مناسب للمستخدمين ذوي الاتصال الضعيف أو المتقطع أو ذو التكلفة العالية.لماذا؟ لأنه يمكّنهم من تصفح الرسائل في حالة عدم الاتصال بالإنترنت.
• يقوم المستخدم بتنزيل جميع الرسائل إلى جهازه ومن ثم قراءتها، مع إمكانية حذفها نهائياً من الجهاز الخادم (server) ما لم يقم المستخدم باختيار عدم حذفها.
• بريد (IMAP)
• يستخدم بروتوكول (IMAP).
• بأمكان المستخدم الدخول على الخادم وتصفح الرسائل وإجراء عملية البحث والتصفح وعمل نسخ احتياطية .
• عمل نسخ مزامنة على جهاز المستخدم الخاص.
• المزامنة : عملية التأكد من أن ملفات البريد الالكتروني بمكانين مختلفين قد تم تحديثهما بصورة طبق الأصل.
• المآخذ على هذا النوع من البريد :-
• عملية المزامنة بطيئة.
•  عملية الحذف  تتم دون المرور علًى سلة المهملات. 
• المزامنة تقتصر على الملفات المستقبلة ولست المرسلة .
• ما الفرق بين بروتوكولي IMAP و POP3 ؟
• يعد كل من POP3 و IMAP بروتوكولات بريد واردة يستخدمها عملاء البريد الإلكتروني لاسترداد الرسائل من خوادم البريد الإلكتروني.

إنشاء البريد الإلكتروني 

• المواقع الإلكترونية التي تقدم خدمة البريد الإلكتروني:
• ياهو Yahoo
• جيميلGmail
• هوتميل Hotmail
• قارن بين المواقع السابقة 
• 
  
  
  
• أهم المميزات التي تعكس كفاءة وجودة البريد عن غيره :
• حجم  المفات المرفقة بالرسالة
• الحجم التخزيني للبريد الالكتروني
• دعمة للتخزين السحابي وحجم ذلك.
• التخزين السحابي : عبارة عن أجهزة ضخمة تحتوي علً مساحات تخزٌن هائلة ٌيقوم المستخدمون برفع ملفاتهم ليتم تخزينها ,منها المجاني والمدفوع.

تنظيم البريد الإلكتروني 

• س1/ وضح كيف يتم تنظيم اليريد الإلكتروني ؟

يتم تنظيم البريد الالكتروني  من خلال  استخدام إحدى البرمجيات (مثل برنامج آوتلوك (Outlook), بحيث يمكن متتابعة البريد الالكتروني دون الحاجة للاتصال بالانترنت .

•   س2/ وضح ما المقصود ببرنامج آوتلوك(Outlook) ؟

هو برنامج وسيط يتم من خلاله متابعة البريد من خلال جهاز حاسوب المستخدم دون الحاجة للإنترنت.

• س3/ اذكر أهم المهام التي يمكن إنجازها باستخدام بريد آوتلوك؟ 
• إنشاء قواعد من أجل تصنيف البريد الوارد. حيث يتم إنشاء مجلدات تحمل مسميات تناسب البريد الذي سيتم إرساله إليها.
• تصنيف الرسائل ونقلها إلى المجلدات. 
• التقويم لجدولة مواعيد واجتماعات وغيرها.

شاهد الفيديو التالي يشرح كيفية عمل المنزامنة عبر برنامج  الوسيط(آوتلوك) 

ورقة عمل ( البريد الالكتروني)

س1:اختر الإجابة الصحيحة 

1-جميع ما يلي من المواقع التي تقدم خدمة البريد الالكتروني المجاني ما عدا:( ياهو - جميل - هوتميل- أوفس)

2-بريد متح استخدامة من قبل الجميع وفي أي مكان (WEB MAIL , IMAP , POP3)

3-من مميزات البريد الالكتروني : 

 يسمح بالتواصل مع الآخرين في أي وقت وبأي مكان.
تبادل الرسائل والملفات النصية وغير النصية مثل الصور والفيديوهات والصوت كمرفقات. 
رخيص الثمن وسرعة نقل الرسائل.

جميع ما سبق.

4-برنامج يطلق عليه اسم الوسيط ويستخدم في مزامنة الملفات:(word,access,outlook)

5- من برتوكولات الارسال في البريد الالكتروني (SMTP,POP3,IMAP).

6-يعتبر من برتوكولات البريد  الوارد في البريد الالكتروني (SMTP, POP3, IMAP , أوب) .

7-جميع ما يلي من المآخذ على بريدIMAP ماعدا :

عملية المزامنة بطيئة 

عملية الحذف تتم دون المرور على سلة المهملات.

يمكن الوصول الى البريد من اي مكان .

8- من ابزر المهام التي يمكن أنجازها ببرمانج آوتلوك:

نشاء قواعد من أجل تصنيف البريد الوارد.
تصنيف الرسائل ونقلها إلى المجلدات. 
التقويم لجدولة مواعيد واجتماعات وغيرها

جميع ما سبق

رابعاً: تخزين البيانات وأرشفتها 

• أدوات( وسائل) تخزين البيانات:
• أدوات التخزين الشائعة (القرص الصلب, الفلاش , اسطوانات)
• خادم الملفات 
• التخزين السحابي 
• الفرق بين خادم الملفات والتخزين السحابي :
• خادم الملفات: تقوم الشركة بإنشاء مساحات تخزينية كبيرة على االنترنت بدفع مبلغ من المال لإتاحة الفرصة للموظفين والشركات لمتابعة بياناتهم من أي مكان، حيث يخصص ملف لكل موظف وملف عام للشركة، وثبت عن طريق MapDrive( علل) ليكون قرصا وهميا على الجهاز. 
• التخزين السحابي: تقوم أي شخص أو الشركة بحفظ البيانات وإدارتها عن بعد عبر الشبكة، وهناك مو اقع يمكن التسجيل فيها لتمنحك مساحات تخزينية محددة مجانية ويمكن زيادة مساحة التخزين بدفع مبلغ من المال.

• ميزات التخزين السحابي:

  • سهولة الاستخدام:  تحوي معظم خدمات التخزين السحابية مجلداتٍ كمجلدات سطح المكتب، مما يسمح للمستخدمين سحب وإسقاط الملفات لحفظها بسهولةٍ ونقلها ونسخها من وإلى السحابة التخزينية.
  • معدل نقل البيانات: يمكنك تجنب إرسال الملفات إلى الأفراد، بل تقوم بإرسال رابط ويبٍ إليهم خلال البريد الإلكتروني ليقوموا بتحميل الملف بأنفسهم.
  • سهولة الوصول: يمكنك الوصول إلى الملفات من أي مكانٍ عن طريق الاتصال بالإنترنت.
  • التخزين الاحتياطي لحالات الطوارئ: يمكن الاحتفاظ بنسخٍ احتياطيةٍ من الملفات الهامة عبر التخزين السحابي.
  • انخفاض التكاليف: يمكن للأفراد والشركات تقليل التكاليف المترتبة عليها باستخدام التخزين السحابي بدلًا من استخدام أجهزة التخزين المكلفة.

• مساوئ استخدام التّخزين السحابي:

• الاستخدام: عليك الحذر عند سحب وإفلات الملفات لنقلها إلى مجلد السحابة التخزينية، حيث تؤدي هذه العملية إلى نقل الملف بشكلٍ دائمٍ إلى السحابة. لذا تجنبًا لذلك قم بنسخ الملف ولصقه للاحتفاظ بنسخةٍ منه على جهازك.
• نقل البيانات: تحدد العديد من خدمات التخزين كميةً محددةً من البيانات التي يمكنك نقلها وتخزينها إليها، وإذا تجاوزت الحد المعطى ستزيد التكاليف بنسبةٍ كبيرةٍ. 
• الوصول: لن تتمكن من الوصول إلى بياناتك المخزنة عند عدم اتصالك بالإنترنت.
• الأمان: إن مشاركة البيانات مع جهاتٍ أخرى يجعل منها غير آمنة تمامًا. كما لا يمكنك نسيان أن بياناتك موجودةٌ على الإنترنت ويمكن لمجموعةٍ من الهاكرز الوصول إليها بقليلٍ من الجهد.
• البرنامج: تحتاج إلى تحميل البرنامج الخاص بالخدمة على جميع الأجهزة التي ترغب باستخدام الخدمة عليها وتحميل الملفات.

• مواقع تمنح تخزين سحابي مجاني محدود  :

•  Dropbox
• GoogleDrive
• OneDrive

أمن المعلومات المكتبية :

 س1/ وضح الهدف من تدابير أمن تكنولوجيا المعلومات ؟ 

    حماية البيانات وتجنب سرقة الهوية والحفاظ على الخصوصية 

• يتوجب معرفة بعض االمور المهمة في امن المعلومات: 

1 .أهمية أمن البيانات: أمن البيانات أمر بالغ الأهمية في جميع المجالات العسكرية والأكاديمية والطبية والأعمال التجارية .

(علل) حمايتها من الضياع وسلامة البيانات وعدم الوصول الغير مصرح به. 

2 .التخطيط للمستقبل: إعداد خطة لمراجعة حالة أمن البيانات وآليات الوصول إليها وكيفية التعامل في حالة فقدان البيانات أو اختراقها وأرشفة البيانات غير الضرورية. 

3 .مستوى الحماية: وتعتبر مهمة والخطوة الأولى في تأمين البيانات بمعرفة مستويات الحماية المطلوبة

 (علل) للحفاظ على البيانات على حد سواء سرية وآمنة من الضياع. 

4 .مستوى البيانات: تحديد درجة أهمية البيانات مهم وضرور ي في موضوع أمن البيانات 

(علل) هناك بيانات يلزم التعامل معها في كل وقت وهناك بيانات غير ضرورية تحتاجها وقت الحاجة فقط بالتالي يمكن أرشفتها للرجوع إليها وقت الحاجة.

 5 .الأمن المادي للبيانات: وتعتبر الطريقة المثلى لحماية وتشفير البيانات وذلك بوضع كلمة السر أو باستخدام أدوات التخزين مثل أداة (locker Bit) وهي من الأدوات شائعة الإستخدام لتشفير البيانات والمضمنة أو موجودة تلقائيا بإصدارات التشغيل.

حل أسئلة الكتاب صفحة 41